Was stört die elektronische Kommunikation?
Das Ziel von Supedio ist es, unseren Kunden eine störungsfreie elektronische Kommunikation mit ihren Geschäftspartnern in der gesamten Supply Chain zu ermöglichen. Was aber steht dem eigentlich entgegen? Woran hakt es? Das fassen wir im Folgenden einmal kurz zusammen.
Die häufigste Ursache für Unterbrechungen in der elektronischen Kommunikation zwischen Geschäftspartnern sind tatsächlich „falsche“, weil geschlossene Dateiformate – beispielsweise PDF –, deren Inhalte nicht direkt digital ausgelesen werden können. Ein weiteres Hindernis liegt im Übertragungsweg. Werden Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen per Fax oder E-Mail geschickt oder Bestellungen gar telefonisch aufgegeben, müssen sie aufwändig per Hand in das ERP-System eingegeben werden – genauso wie die Inhalte aus den PDF-Dokumenten. Das kostet nicht nur Zeit, es ist auch sehr fehleranfällig.
Die Übermittlung elektronischer Oder-Cycle-Dokumente – im Idealfall per EDI – macht die Verarbeitung von Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen schneller, sicherer und kostengünstigerer. Die europaweiten Initiativen zur Einführung elektronischer Rechnungen sind in diesem Kontext sehr zu begrüßen.
Aber nicht jedes ERP-System kann E-Rechnungen erstellen oder verarbeiten. Hier hilft der E-Rechnungs-Service von Supedio, mit dem PDF-Rechnungen 100% korrekt in elektronische Formate wie XRechnung, ZUGFeRD, etc. transformiert und an Geschäftspartner übermittelt werden können.
Probleme durch fehlerhafte Stammdaten
Ein weiteres Problem bei der elektronischen Kommunikation sind fehlerhafte Stammdaten. Gerade hier gilt: Content is King! Produktstammdaten wie Artikelnummern, Global Trade Item Numbers (GTIN), Maßeinheiten und Bestelleinheiten werden intern von verschiedenen Abteilungen benutzt aber auch über die Unternehmensgrenzen hinweg mit Geschäftspartnern ausgetauscht. Hier lässt sich bereits erahnen, wie wichtig die hohe Qualität dieser Daten ist und welche Auswirkungen fehlerhafte Produktstammdaten haben können – nicht nur im Einkauf.
Elektronische Beschaffungsprozesse setzen voraus, dass digitale Daten zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Das stellt wiederum eine wichtige Anforderung an diese Daten – sie müssen synchron, das heißt zeitgleich und inhaltlich identisch bei beiden Partnern verfügbar sein. Und genau da liegt oft das Problem, wenn nämlich der Herstellerkatalog nicht mit der Produktliste des Kunden übereinstimmt.
Für die Richtigkeit der Produktstammdaten eines Medizinproduktes ist, wie für das Medizinprodukt selbst, der Hersteller verantwortlich. Das Krankenhaus als Datennutzer muss jedoch sicherstellen, mit genau diesen vom Hersteller/Lieferanten zur Verfügung gestellten Daten zu arbeiten.
Die Auswirkungen können verheerend sein. Bleiben wir bei dem Beispiel von oben: Wenn Produktstammdaten Fehler enthalten oder nicht identisch bei Hersteller/Lieferant und Gesundheitseinrichtung vorliegen, dann wird im günstigsten Fall nur die Lieferung verzögert. Es können aber auch Behandlungsqualität und Patientensicherheit beeinträchtigt werden, wenn zum Beispiel falsche Produkte geliefert werden. In jedem Fall kosten fehlerhafte Produktstammdaten viel Zeit und Geld durch Abstimmungsaufwand und Fehlerkorrekturen.
Mit dem Supedio Stammdatenservice werden Produktstammdaten in 3 Phasen geprüft. Diese automatische Fehlererkennung spart Geld und Ressourcen. Mehr dazu...
Ihr Ansprechpartner Marcus Ehrenburg freut sich auf ein unverbindliches Beratungsgespräch!
E-Mail: ehrenburg@supedio.com, Telefon: 0351-41881686