Die nächste Frist im E-Rechnungsmarathon
18. April 2020: Bundesländer und Kommunen

Eine weitere E-Rechnungsfrist naht. Bis zum 18. April 2020 müssen Bundesländer und Kommunen für entsprechende gesetzliche Regelungen zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU gesorgt haben.

Was bisher geschah

Seit nunmehr 10 Jahren sind elektronische Rechnungen und Papierrechnungen steuerlich gleichgestellt. Mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom April 2014 kam dann wirklich Bewegung in die Sache. Zwei Jahre später hat der Deutsche Bundestag auf Basis der EU-Richtlinie das sogenannte E-Rechnungs-Gesetz (E-Government-Gesetz) verabschiedet. Weitere Details wurden 2017 in der dazugehörigen E-Rechnungs-Verordnung geregelt. Ab diesem Zeitpunkt existierten Fristen, die eine schrittweise Umsetzung des Gesetzes gewährleisten sollen.

27. November 2018: Verpflichtung der obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungsdaten.

27. November 2019: Verpflichtung aller anderen Bundesbehörden, wie zum Beispiel Arbeitsagenturen, Finanzämter, Krankenversicherungen, Polizei, Bundeswehr, Universitäten und Krankenhäuser.

18. April 2020: Bundesländer und Kommunen müssen für entsprechende Regelungen gesorgt haben (in Abhängigkeit vom jeweiligen Landesrecht).

27. November 2020: Lieferanten des Bundes sind verpflichtet, ihre Rechnungen ab 1.000 Euro ausschließlich elektronisch zu übermitteln.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Dieser strukturierte Datensatz ist maschinenlesbar und erlaubt die weitere EDV-Verarbeitung, wie zum Beispiel die automatische Rechnungskontrolle. PDF-Anhänge werden nicht mehr akzeptiert. Mit XRechnung und ZUGFeRD 2.0 existieren zwei deutsche Rechnungsstandards, die der EU-Richtlinie 2014/55/EU entsprechen. XRechnung, das Format für die deutsche Verwaltung, ist ein reiner Datensatz, während das hybride ZUGFeRD-Format zusätzlich ein sogenanntes PDF-Sichtdokument enthält und wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung gelesen werden kann.

Vorteile elektronischer Rechnungen

Spätestens mit der Corona-Pandemie haben Papierrechnungen, die oft durch unzählige Hände gehen, an Beliebtheit eingebüßt. Neben ihrer Sterilität haben digitale Rechnungen aber noch weitere Vorteile. Durch automatisch erzeugte E-Rechnungen werden Medienbrüche vermieden und das manuelle Erfassen von Rechnungsdaten entfällt, wodurch die Fehlerquote sinkt. Außerdem werden Arbeitsaufwand und Papierverbrauch reduziert. Hierdurch verringern sich sowohl die Kosten wie auch die Umweltbelastung erheblich. Eine geeignete elektronische Rechnungsarchivierung ist revisionssicher und spart eine Menge Platz. Und ein elektronisches Archiv kann man per Mausklick durchsuchen, während eine im falschen Papierordner abgelegte Rechnung oftmals unauffindbar bleibt.

Situation in den Bundesländern

Da die E-Rechnungs-Verordnung nur für den Bund gilt, müssen die Länder die EU-Vorgaben individuell umsetzen. Hierfür gilt der 18. April 2020 als Stichtag. Bis dahin muss die Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung in den Bundesländern erfolgt sein. Die Verantwortlichkeit der Länder führt dazu, dass sich die Regelungen auf Länderebene zum Teil erheblich voneinander unterscheiden. So kann zum Beispiel variieren, ab welcher Rechnungshöhe nur elektronische Rechnungen akzeptiert werden, in welchem Format diese zulässig sind oder welche Übertragungswege für die Übermittlung genutzt werden. Ob eine Ausstellungsverpflichtung für Lieferanten der Landesbehörden eingeführt wird, wie sie für Lieferanten des Bundes ab November 2020 gilt, bleibt den Ländern überlassen. Aufgrund dieser Unterschiede könnte es zu einem Durcheinander beliebiger Kombinationen von Datenstandards, Inhaltsstandards und Transportwegen kommen.

Vorreiter unter den Ländern sind die Stadtstaaten Hamburg und Bremen, die es Lieferanten bereits seit einigen Jahren ermöglichen, E-Rechnungen einzureichen. In Thüringen, Schleswig-Holstein und Niedersachsen sind die öffentlichen Auftraggeber seit November 2019 zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet. Alle anderen Länder müssen nun schleunigst nachziehen. Sachsen zum Beispiel hat alle Vorbereitungen getroffen und kann fristgerecht loslegen. Wie in Thüringen wird hier die Rechnungseingangsplattform des Bundes genutzt, wo sich Auftragnehmer anmelden und ihre Rechnung erfassen können.

Für Lieferanten kann es schwer werden, die bundeslandspezifischen Unterschiede im Blick zu behalten und zu befolgen. Der digitale Grenzverkehr zwischen Ländern mit unterschiedlichen Regelungen kann einen erheblichen Mehraufwand verursachen. Ein erfahrener E-Rechnungs-Provider ist hier von großem Vorteil.

Mehr als die öffentliche Verwaltung

Es gibt jedoch nicht nur Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Auftraggebern. Die flächendeckende Einführung der E-Rechnung für Business-to-Government-Geschäfte in der EU wirkt sich zweifellos positiv auf die Akzeptanz im Business-to-Business-Sektor aus. Im Zuge der Digitalisierung der Einkaufsprozesse ist die E-Rechnung ein wichtiger Baustein aber bei weitem nicht der Einzige. Die elektronische Kommunikation per EDI lohnt sich als Software-as-a-Service-Modell auch für KMU und bietet ein enormes Einsparpotenzial bei gleichzeitiger Fehlerreduktion.

Feind Nummer eins der Digitalisierung
Fehlerhafte Produktstammdaten im Gesundheitswesen