Worauf sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines E-Rechnungs-Services achten? Was sollte der Dienstleister können? Ein Guide zu Pflichten, Möglichkeiten und Herausforderungen.
Gesetzliche Pflichten
Die E-Rechnung kommt, keine Frage. Für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) ist sie in vielen europäischen Ländern bereits vorgeschrieben. In Deutschland geht das aufgrund der föderalen Struktur etwas langsamer, die Pflicht gilt derzeit in Bremen, Baden-Württemberg, Hamburg und dem Saarland. Weitere Bundesländer folgen in den nächsten Jahren. Laut Bitkom e.V. versendeten 2021 immerhin 43 Prozent der deutschen Unternehmen E-Rechnungen – ein deutlicher Anstieg im Vergleich zu den Vorjahren.
Und auch im Business-to-Business (B2B)-Sektor tut sich etwas. Italien setzt hier bereits seit 2019 ausschließlich auf die E-Rechnung - und immer mehr europäische Länder verpflichten Unternehmen zum E-Invoicing oder werden dies in den nächsten Jahren tun, z.B. Polen, Frankreich, Spanien, Serbien.
Bei Geschäftspartnern im öffentlichen Sektor oder im Ausland kommt also auch der deutsche Mittelständler kaum um die E-Rechnung herum. Warum auch? Es gibt viele Vorteile, vor allem für B2B-Rechnungen: Kosten werden gespart, die Rechnungsverwaltung vereinfacht, schnellere Prozesse sorgen für höhere Liquidität, Fehler werden reduziert und Automatismen (Dunkelbuchung) vereinfachen die Prozesse enorm.
Worauf Sie achten sollten
Da bei kaum einer Firma IT-Kapazitäten für die Entwicklung einer internen Lösung vorhanden sind, setzen viele – auch große Unternehmen – auf externe Dienstleister.
Die einfachste Lösung zur Generierung einer E-Rechnung ist die manuelle Eingabe in ein Web-Formular. Das ist jedoch sehr aufwendig, fehleranfällig und für die wenigsten Unternehmen praktikabel.
Cloud-Lösungen sind gerade für KMU oftmals besser geeignet als aufwendige lokale Installationen. Zum einen sind die Kosten geringer, zum anderen kann man schneller starten. Wichtig ist die Kompatibilität mit dem eingesetzten ERP-System. Ein guter Dienstleister passt sich den Arbeitsabläufen an, statt neue Prozesse einzuführen. Die Mitarbeiter werden das zu schätzen wissen. Ein E-Rechnungs-Service wie der von Supedio wandelt beispielsweise Rechnungen automatisch in jedes gewünschte elektronische Format um. Ob XRechnung, ZUGFeRD oder andere – eine PDF-Rechnung genügt.
Um Fehler früh zu erkennen, sollte jede Rechnung nach formalen Kriterien validiert werden. Außerdem müssen Support und Qualität stimmen. Fragen Sie den potenziellen Dienstleister nach einem zertifizierten Qualitätsmanagement-system.
Bei Supedio werden Sie für den Rechnungsempfang von Lieferanten oder den Versand an Ihre Kunden einmalig angebunden. So erhalten Sie Zugang zu all Ihren Geschäftspartnern. Den Kommunikationskanal für den Rechnungs-versand bestimmen Sie, genauso wie den Übertragungskanal – ganz gleich ob E-Mail, API, AS2, Peppol, SFTP oder andere.
So weit, so gut. Und die Bezahlung?
Achten Sie auf eine faire Abrechnung nach Nutzung. Das Software-as-a-Service-Modell hat den Vorteil, dass Sie sich nicht um Updates oder neue Versionen kümmern müssen. Der Service ist immer auf dem aktuellen Stand, ohne zusätzliche Kosten.
Viele Dienstleister bieten Preismodelle an, die nach Rechnungsdurchsatz gestaffelt sind. Das gewählte Modell sollte zu Ihrem Rechnungsvolumen passen und einfach und schnell veränderbar sein, falls sich die Rahmenbedingungen ändern.
E-Rechnung funktioniert – ist der Service erweiterbar?
Wenn Sie auf den Geschmack gekommen sind und die Vorteile von E-Rechnungen zu schätzen gelernt haben, stehen vielleicht auch elektronische Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine auf dem Wunschzettel. Ihr Anbieter sollte keine Insellösung für E-Invoicing anbieten, sondern den kompletten Order Cycle professionell elektronisch abdecken können. Fragen Sie nach Erweiterungsoptionen.
E-Rechnungen sind ein erster Schritt zur Digitalisierung der Supply Chain. Der Austausch elektronischer Geschäftsnachrichten über EDI ist schneller, kostengünstiger und vor allem fehlerfreier und damit eine deutliche Verbesserung der Unternehmenseffizienz. Das trifft jedoch nur dann zu, wenn Ihre Produkt- und Adressstammdaten aktuell und fehlerfrei sind. Für Supedio sind korrekte Stammdaten die Grundlage für reibungslose Prozesse - Content is King. Und Geld sparen kann man damit auch.
Hier wird Supedio`s E-Rechnungs-Service in 2 Minuten erklärt. Schauen Sie mal rein:
Ihr Ansprechpartner Marcus Ehrenburg freut sich auf ein unverbindliches Beratungsgespräch!
E-Mail: ehrenburg@supedio.com, Telefon: 0351-41881686